Jouw belangen bereiken door te beïnvloeden

Beïnvloeden is een belangrijke vaardigheid voor een praktijkmanager. Je staat immers als de bekende ‘spin in het web’ in contact met praktijkhouder, medewerkers, patiënten en leveranciers. En op de lijnen en processen die lopen, daar wil je invloed op uitoefenen, toch? Je zult altijd je best moeten doen om anderen te overtuigen, voor je te winnen en in beweging te krijgen en te houden. Door goed naar je gesprekspartner te kijken, weet je hoe je deze het beste effectief kunt beïnvloeden, zodat jij bereikt wat je wilt bereiken.

Jij hebt invloed op het team en het team heeft grote invloed op de performance en het succes van jullie praktijk. De effectiviteit van jouw team wordt door verschillende factoren beïnvloed. De belangrijkste factoren van invloed zijn:
• De mate waarin doelen voor iedereen duidelijk zijn
• De mate waarin de medewerkers zich in de doelen van de praktijk herkennen
• De rollen die de teamleden invullen
• De interpersoonlijke verhoudingen binnen het team
• Leiderschap van praktijkhouder en praktijkmanager

Doelen

Als praktijkmanager zorg je er voor dat de doelen duidelijk zijn en dat ieder teamlid zich hiermee kan identificeren. De basis van effectief teamwork zijn heldere en gedeelde doelen waaraan het team samenwerkt. Het is jouw taken om (samen met de praktijkhouder) zorg te dragen voor een heldere visie, concrete doelen en draagvlak binnen het team. Daar is leiderschap voor nodig!

Leiderschap

Leiderschap speelt een bepalende rol in ieder team. Jij bent, samen met de praktijkhouder(s) een belangrijke factor, jij het de verantwoordelijkheid om het team te sturen en te begeleiden. De wijze waarop jij dit leiderschap invult, beïnvloed in sterke mate de dynamiek, de rolverdeling en de onderlinge communicatie binnen het team.

In een medische praktijk zijn veel situaties denkbaar waarin de belangen en doelen van jou en je teamgenoten uiteen kunnen lopen. Denk maar eens aan een vakantieplanning, of die ene medewerker die zo graag preventie wil gaan doen en waar jij op dit moment geen ruimte voor hebt. Dan is het belangrijk dat jij je bewust bent dat je hier invloed op kunt uitoefenen dit ook daadwerkelijk doet.

Keuze

Je kunt twee dingen doen:
• Je doelen en belangen loslaten en anderen laten bepalen wat er gebeurt
• Anderen beïnvloeden zodat jouw doelen en belangen gehoor vinden
Als je kiest om het spel mee te spelen en te gaan beïnvloeden is het belangrijk om in kaart te brengen wat er speelt, dit is de basis voor jou om in te schatten welke beïnvloedingsstijl jij kiest.

Vragen die je kunnen helpen zijn:

• Wat is jouw doel/belang?
• Wie heeft hier in rol bij?
• Wat zijn de doelen/belangen van je teamgenoten?
• Waar overlappen deze elkaar?
• Waar ‘bijten’ deze elkaar?
• Wie is er bepalend in het besluit?
• Spelen er emoties mee of is dit een zakelijke kwestie?

Beïnvloedingstijlen

Duwstijlen
1. overtuigen
2. aansporen
Trekstijlen
3. onderzoeken
4. inspireren

Overtuigen

Als je overtuigt, dan neem je initiatief. Als het ware duw je de ander(en) met jouw argumenten jouw kant op. Je richt je hierbij op de ratio van de ander. Dit kun je doen op twee manieren:
1. Voorstellen: “Graag wil ik aan jullie voorleggen hoe ik het wil gaan aanpakken…”
2. Argumenteren: “Mijn plan heeft de volgende voordelen…”

Aansporen

Ook dit is een ‘duwstijl’, dit kan op 3 manieren
1. normen/grenzen stellen: “De afspraak is dat iedereen in dit team iedere ochtend om 8uur aanwezig is…”
2. op je strepen staan: “Hiermee ga ik niet akkoord en ik heb uitgelegd waarom niet. Ik stel voor om het zo te doen.”
3. Onderhandelen: “Jij wilt graag preventie doen, ik heb daar geen ruimte voor, wat ik je wel kan aanbieden is…”

Onderzoeken

Met deze ‘trekstijl’ verplaats je je in de beleving van de ander waardoor je hem of haar vanuit zijn belang naar je toe kunt trekken. Hierbij kun je gebruik maken van:
1. vragen stellen: onderzoek wat de ander wil met open vragen.
2. Luisteren: door oprechte aandacht te geven wordt het voor jou makkelijker om de ander te beïnvloeden.

Inspireren

Je zorgt ervoor dat de ander enthousiast wordt voor jouw doel, ook dit is een ‘trekstijl’. Voorwaarde hierbij is dat je een gezamenlijk belang hebt. Praat met de ander(en) over wat jij belangrijk vindt, neem hen mee in jouw ideeën en steek hen aan met jouw enthousiasme door het zo levendig te vertellen dat ze het voor zich zien. Hierbij investeer je in een ‘we gaan er samen voor-sfeer’.

Conclusie

Als je succesvol wilt beïnvloeden in allerlei soorten situaties met verschillende gesprekspartners, dan is het van belang dat je alle vier de stijlen beheerst. Natuurlijk zal de een je beter liggen dan de ander, het is echter zaak dat je juist naar je gesprekspartner kijkt, wie is dit en welke stijl past het beste, daar pas jij je op aan. Zonder dat het een trucje wordt, doe het wel op je eigen wijze, kunstjes werken niet! Als jij als praktijkmanager draagvlak hebt bij het hele team, dan zal een ‘duwstijl’ je makkelijker af gaan, maar dat is niet per definitie de meest effectieve stijl. Een ‘trekstijl’ heeft vaak een langer effect waar een ‘duwstijl’ kan overkomen als dominant. Daarom is het belangrijk dat jij inventariseert wat er bij de ander speelt:
• Is hij bereid om naar je te luisteren? Ja? Dan kun je een trekstijl kiezen.
• Proef je weerstand bij de ander? Ja? Kies dan eerst voor onderzoeken en stap later eventueel over op aansporen
• Is hij gesloten of heb je zelf weinig in de melk te brokkelen? Probeer dan eerst de onderzoeken en later kun je overstappen op overtuigen. Of onderhandelen zou ook een mogelijkheid zijn.

Uit de praktijk

“Ik kan hier heel kort over zijn! Toen ik me bewust werd van de verschillende stijlen van beïnvloeden, ging er een wereld voor me open. Voor die tijd was ik altijd enorm aan het stoeien, voelde me niet begrepen en zag mezelf als een politieagent, en geloof me, dat voelde niet als iets dat bij me past. Nu kijk ik naar wie er wat van mij wil OF naar wat ik van iemand wil. Ik maak een inschatting van waar de ander staat en kies dan heel bewust voor het toepassen van een of meerdere beïnvloedingsstijlen. In het begin was dit voor mij best nog wel kunstmatig. Maar nu gaat het automatisch en loopt het gesmeerd”